На черговій оперативній нараді, яку провела з керівниками структурних підрозділів голова райдержадміністрації Наталія Василець сьогодні, 28 січня 2019 року, начальник архівного відділу Андрій Черняк прозвітував про роботу свого структурного підрозділу за минулий рік. Зокрема, керівник зазначив, що основними завданнями відділу є реалізація державної політики в сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району; координація діяльності державних органів, підприємств, установ, організацій з питань архівної справи і діловодства; внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться; здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи в районі.
За його словами, архівний відділ забезпечує зберігання, облік і охорону документів Національного архівного фонду, переданих відділу державними органами, підприємствами, установами та організаціями громадян, які діють на території району; документів особового походження; фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для вивчення історії району;друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи. Також проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування; інформує державний архів області про підприємства, установи, організації, які перебувають в стадії ліквідації або банкрутства, подає на затвердження державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу. А ще перевіряє роботу архівних підрозділів в державних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву області. Надає адміністративні послуги (видає архівні довідки, копії документів). Передає державному архіву області у визначенні ним терміни документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду; Надає можливість ознайомлюватися користувачам з документами, що зберігаються у відділі, організовує використання інформації архівних документів на виставках. Обласним архівом надається методична допомога у вигляді ксерокопій документальних матеріалів для виставок. Веде облік юридичних та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду.
- Підприємства, організації, установи, що зареєстровані у Володимир-Волинському районі, згруповані в три списки, - проінформував Андрій Ігорович. - Список № 1 – це джерела комплектування НАФ України, їх документи підлягають обов’язковому передаванню на державне постійне зберігання до архіву. Список № 2 - це установи та організації, які являються джерелами комплектування НАФ України, але не передають документи до архівного відділу райдержадміністрації. Список № 3 - це список підприємств, установ, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.
Із доповіді також стало відомо, що протягом 2018 року в архівному відділі було створено 1 новий фонд. Таким чином на зараз нараховується 73 фонди, у яких зберігається 4052 справи, в тому числі 191 – справи з особового складу, 68- особового походження, 3365 – постійного зберігання, 3428 – тимчасового, а також 316 мішків.
- Протягом 2018 року на державне зберігання до архівного відділу надійшли документи 12 фондів загальною кількістю 309справ на противагу 69 за 2017 рік. До Державного архіву Волинської області було передано документи 15 фондів у кількості 307справ, - зазначив Андрій Черняк. - Кожне нове надходження чи вибуття справ реєструється у відповідних облікових документах. Таким чином здійснюється чіткий контроль за кількістю документів кожного фонду. В архівному відділі відсутні документи, що зберігаються понад встановленні строки.
Для проведення експертизи цінності документів, підготовки їх до включення до Національного архівного фонду діє експертна комісія. Протягом 2018 року архівним відділом було проведено 10 її засідань, на яких розглядались питання схвалення номенклатур справ та положень про експертні комісії установ району, описів справ, актів про вилучення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. У І-му півріччі проводилось уточнення списків установ джерел формування НАФ №1 та №2. Після їх узгодження було Схвалено ЕК архівного відділу та подано на розгляд ЕПК ДАВО номенклатури справ всіх установ списку №1 та №2.
Велика увага, за словами керівника, приділяється роботі із зверненнями громадян. За звітний період видано 87архівних довідки, з них 36- соціально-правового характеру, 51– майнового та тематичного характеру. На всі звернення надано письмові відповіді у встановлений законодавством термін. На усному прийомі побувало 8 громадян, які звертались по питаннях генеалогічного характеру, про пошуки нотаріальних документів (свідоцтва про місце та народження, шлюб) та документів, термін зберігання яких в архівному відділі закінчився. Усім громадянам були надані вичерпні відповіді.
- У зв’язку із проведенням виборів в ОТГ було вжито заходи з налагодження діловодства, надано методичну допомогу щодо правильного оформлення передачі виборчих документів на державне зберігання, - інформував доповідач. - За звітний період була здійснена методична допомога працівникам установ, відповідальним за архів у підготовленні описів справ, актів про вилучення для знищення документів, надано консультаційну допомогу працівникам служб діловодства та архівних підрозділів установ.
У підсумку керівник установи зазначив, що, реалізуючи державну політику у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, керуючись Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», рекомендаціями державного архіву Волинської області, робота архівного відділу Володимир-Волинської райдержадміністрації спрямована на забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду, створення і вдосконалення довідкового апарату до них та задоволення потреб і реалізацію прав громадян району в інформації.
Відділ з питань внутрішньої політики та інформаційної діяльності апарату райдержадміністрації
