До розпорядчих документів в роботі з кадрами належать накази(розпорядження) про:
- прийняття, переведення та звільнення працівників;
- заохочення та дисциплінарні стягнення;
- надання відпусток;
- зміни, щодо особистості працівника.
Накази (розпорядження) готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, підписаних контрактів, документів, передбачених чинним законодавством та іншими нормативно-правовими актами.
Накази (розпорядження) оформляються на бланку підприємства (арк. А-4) і мають містити: повну назву підприємства; назву виду документа - наказ (розпорядження); місце складання чи видання; дату реєстрації; номер (доповнений індексом, наприклад "к"); заголовок до тексту; текст; підставу; підпис керівника. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003).
Можливе використання типових форм:
N П-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу";
N П-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу";
N П-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки";
N П-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту), затверджених Наказом Мінстата України № 253 від 09.10.1995 р.
Наказ (розпорядження) візується безпосереднім виконавцем (зазначається прізвище, посада), керівником кадрової служби, а також посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства (порядок візування наказів може бути встановлено регламентом роботи, інструкцією або положенням про загальне діловодство).
Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівнику. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється в книзі реєстрації наказів (розпоряджень) з персоналу (ведеться окремо від книги реєстрації наказів з основної діяльності), що має таку форму: номер наказу (розпорядження). Нумерація здійснюється з 1 січня по 31 грудня поточного року; дата реєстрації; короткий зміст; ким підписано (прізвище, ініціали); кому направлено (оголошено під розписку). При великій кількості наказів, для зручності довідково-пошукової роботи, можуть використовуватись замість книги реєстрації наказів реєстраційні картки.
Накази (розпорядження) з персоналу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначаються: дія, що оголошується наказом (розпорядженням); посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд); назва структурного підрозділу; дата (за потреби), розмір посадового окладу (за штатним розписом) або інші умови оплати праці.
Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу.
У груповому наказі (розпорядженні) рекомендується розміщувати взаємопов'язані питання в такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу посаду (роботу) на даному підприємстві; звільнення з роботи; інші.
У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати в алфавітному порядку.
Наказ (розпорядження) набуває чинності з моменту його підписання (реєстрації) або в строк, зазначений у розпорядчій частині.
Оригінали (перші примірники) наказів (розпоряджень) накопичуються в справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури. Справа ведеться протягом календарного року, після чого завершується і зберігається в кадровій службі або у працівника, який відповідає за роботу з персоналом та кадрове діловодство. Через рік її передають до архіву підприємства за описом.
Накази (розпорядження) з персоналу і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання (у разі ліквідації підприємства передаються до державного архіву).
Накази (розпорядження) про прийняття на роботу.
Прийняття працівників на роботу оформлюється наказом (розпорядженням), в якому зазначають: прізвище, ім'я, по батькові працівника; дію; посаду (спеціальність, кваліфікацію, розряд); місце роботи; початок роботи; умови оплати праці.
В окремих випадках у наказі (розпорядженні) про прийняття працівника на роботу можуть зазначатися зумовлені додаткові умови, а саме: строк трудового договору; випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень, оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу з іншої місцевості; звільнення працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо.
З наказом (розпорядженням) після його підписання керівником підприємства: ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у його трудовій книжці ; заповнюють особову картку за формою П-2, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги; до алфавітної книги (або оформляють алфавітну картку за формою П-3).
Накази (розпорядження) про переведення (переміщення)
Накази (розпорядження) про переведення (переміщення) працівників на іншу роботу (посаду) на тому самому підприємстві готуються й оформляються на підставі розпорядження його керівника або заяви працівника.
У розпорядчій частині наказу (розпорядження) крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої роботи (посади) та структурного підрозділу має бути зазначено: посаду (спеціальність, кваліфікація); структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться; дату і строк переведення (постійно чи тимчасово); причину переведення на іншу роботу (посаду) (у зв'язку з виробничою потребою; простоєм; заміною тимчасово відсутнього працівника; за станом здоров'я тощо), а також умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством.
У разі, коли ініціатором переведення працівника на іншу роботу є власник або уповноважений ним орган, у наказі (розпорядженні) обов'язково зазначають мотивацію переведення (в констатуючій частині), а працівник, ознайомившись з наказом (розпорядженням), повинен зазначити: "З наказом ознайомлений, з переведенням згодний", поставити свій підпис, дату.
Перед тим, як видати наказ (розпорядження) про переведення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний докладно ознайомити працівника з умовами його праці на тій роботі (посаді), на яку передбачається його переведення.
Працівник, який переводиться до іншого структурного підрозділу, звітує там, де працював, про здачу інструменту, спецодягу тощо, знімається з табельного обліку, проходить, за потреби, медичний огляд, повторний інструктаж з техніки безпеки.
Після видання наказу (розпорядження) про переведення працівника на іншу посаду або роботу (постійно) до його особової картки за формою П-2, трудової книжки, а також до інших облікових документів заносять відповідні записи.
Відомості про тимчасове переведення на іншу роботу (посаду) до трудової книжки та інших облікових документів не записують.
Накази (розпорядження) про звільнення
Накази (розпорядження) про звільнення працівників з роботи (посади) готуються за розпорядженням керівника підприємства, на підставі їх заяв, подань керівників відповідних структурних підрозділів, третіх осіб, які не є сторонами трудового договору (суд, профспілковий або інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган, військкомат).
Накази (розпорядження) про звільнення з роботи (посади) містять, як правило, тільки розпорядчу частину, де зазначають: прізвище, ім'я, по батькові працівника, посаду, структурний підрозділ (місце роботи), дату і причину звільнення з роботи (посади), відповідну статтю КЗпП України, інші акти законодавства, пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством.
В окремих випадках накази (розпорядження) можуть мати констатуючу частину, де зазначають коротко мотиви та причини припинення трудового договору.
У день звільнення працівникові видаються належно оформлена трудова книжка (її отримання працівник засвідчує у журналі обліку трудових книжок) та копія наказу про звільнення (у разі звільнення з ініціативи роботодавця або на вимогу працівника)
У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки.
Про новий день звільнення видається наказ, а також вноситься відповідний запис до трудової книжки працівника, до особової картки П-2. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним (п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників).
Накази (розпорядження) про надання відпусток
Відпустки працівникам надаються шляхом видання наказу (розпорядження) або оформлення "Списку про надання відпустки" за типовою формою П-7.
У наказі (розпорядженні) слід зазначити: прізвище, ім'я, по батькові, посаду, місце роботи працівника, вид, дату початку та строк відпустки, період, за який вона надається (при наданні щорічних основної та додаткової відпусток).
Після підписання наказу (розпорядження) про надання відпустки до особової картки працівника та журналу обліку відпусток заносяться відповідні записи.
Накази (розпорядження) про заохочення і стягнення
Накази (розпорядження) про заохочення і стягнення працівників оформляються і видаються на підставі пропозицій, подання керівників відповідних структурних підрозділів, інших посадових осіб. Питання погоджуються в установленому порядку з профспілковим органом.
Перед тим як накласти дисциплінарне стягнення, необхідно зажадати від порушника трудової дисципліни письмове пояснення (у разі відмови - скласти відповідний акт в установленому порядку).
Стягнення оголошується у наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку.
Заохочення.
До працівників підприємств, установ, організацій можуть застосуватися будь-які заохочення, що містяться в затверджених трудовим колективом правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 143 КЗпП України).
Заохочення оформлюються наказом (розпорядженням) і оголошуються в урочистій обстановці, заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення (ст. 144 КЗпП України.)
Стягнення.
Стягнення за порушення трудової дисципліни, передбачені законодавством про працю: догана, звільнення. Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП України).
На працівників, які несуть дисциплінарну відповідальність за статутами, положеннями та іншими актами законодавства про дисципліну, дисциплінарні стягнення можуть накладатися як органами, яким дано право прийняття на роботу (обрання, затвердження і призначення на посаду), так і вищестоящими органами (ст. 147-1 КЗпП України.
Дисциплінарне стягнення може бути застосовано безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП України). Працівники, які є членами виборних профспілкових органів, не можуть бути піддані дисциплінарному стягненню без попередньої згоди органу, членами якого вони є. Притягнення керівників профорганів різного рівня (профорганізаторів) допускається за наявності згоди вищестоящого органу профспілки (ст. 252 КЗпП України).
За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.
Начальник Ратнівського
районного управління юстиції О. О. Бенедисюк
