Звернення, оформлені відповідно до вимог чинного законодавства, і направлені у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду.

Якщо питання, які порушуються у звернення, не входять в компетенцію органу або організації, на адресу якої направлене це звернення, воно протягом 5 днів пересилається для розгляду за належністю відповідному органу, про що в обов'язковому порядку повинні бути проінформовані громадяни.

Звернення може бути усним (викладеним громадянином і записаним посадовою особою на особистому прийомі), письмовим або надісланим поштою, або переданим громадянином відповідному органу особисто або через уповноважену ним особу. В останньому разі до звернення повинен бути прикладений належним чином оформлений документ, що підтверджує повноваження представника.

Відповідно до статті 5 Закону України "Про звернення громадян" звернення адресуються органам державної влади та місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форм власності, об'єднанням громадян або посадових осіб, до повноважень яких відноситься вирішення порушених в зверненнях питань.

У зверненні повинні бути зазначені прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання (адреса), викладена суть питання, що порушується, зауваження, пропозиції, заяви або скарги, прохання або вимоги.

Таким чином, на підставі чинного законодавства форма письмового звернення виглядає так:

- у правому верхньому куті вказуються назва та адреса установи, до якої направляється звернення, посада, прізвище та ініціали посадової особи цієї установи (якщо це відомо громадянинові), далі вказуються прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання (бажано вказати контактний телефон).

- потім йде викладення суті звернення, необхідно також конкретно сформулювати суть прохання.

- звернення обов'язково повинне бути підписане заявником із вказівкою дати підписання (направлення).

Головний спеціаліст Горохівського районного управління юстиції З.В. Азаріна 14.03.2013