Версія для друку
Понеділок, 04 листопада 2013 11:36

Організація роботи з наказами

Розпорядча діяльність в організаціях усіх форм власності здійснюється шляхом фіксації управлінських рішень у розпорядчих документах.

     До розпорядчих документів належать накази і розпорядження.

     Порядок реєстрації розпорядчих документів, їх формування у справи, зберігання визначається залежно від того, до якого виду належить наказ. Так, накази різних видів формуються в окремі справи впродовж календарного року, обліковуються за окремими реєстраційними формами.

     Розподіл наказів за видами базується на такому критерії, як строк зберігання документа (тобто визначений строк зберігання, після спливу якого документ може бути виділений для знищення), і проводиться відповідно до одного з базових нормативно-правових актів у сфері діловодства – Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

     З 1 січня 2013 року в Україні діє новий Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (зареєстровано в Мінюсті 17.04.2012 за № 571/20884) далі – Перелік.

     Згідно зі ст.. 16 Переліку, виділяють чотири групи наказів:

-         з основної діяльності;

-         з адміністративно-господарських питань;

-         з кадрових питань тривалого строку зберігання;

-         з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

     НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

     Наказами з основної діяльності (далі – накази ОД) документуються, зокрема, питання утворення та реорганізації організації або їх підрозділів, створення колегіальних органів та комісій (наприклад, експертної комісії, делегування представників адміністрації до комісії із соцстраху), виробничої діяльності, планування, ціноутворення, делегування права підпису або затвердження документів.

     Строки зберігання наказів з ОД відрізняються залежно від того, чи віднесено організацію до суб’єктів формування Національного архівного фонду (НАФ).

     До суб’єктів НАФ належать, наприклад, органи державної влади, більшість наукових установ. Функція з визначення, чи створюються в організації документи НАФ, є компетенцією державних органів.

     Для наказів з ОД, що видаються організаціями – суб’єктами формування НАФ, встановлено постійний строк зберігання. В інших організаціях накази з ОД зберігаються до ліквідації організації.

НАКАЗИ З АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКИХ ПИТАНЬ

Наказ – одна з основних складових документообігу будь-якої організації. Чим довше існує підприємство, тим більше є обсяг створених ним документів. Разом із цим, з часом зберігання усіх документів стає для організації непід’ємним тягарем -  не вистачає площ для паперу, що накопичується в арифметичній прогресії. При цьому далеко не вся інформація, яку необхідно документувати, має тривале практичне значення. Наприклад наказ про перенесення робочих днів у 2013 році є важливим для компанії саме у 2013 році. Однак, уже за кілька років інформація, про те, що у 2013-му підприємство працювало 29 квітня і відпочивало 3 травня, не матиме жодної практичної цінності.

     Саме для оптимізації обсягу документообігу виділяють окрему групу наказів з адміністративно-господарських питань. Відповідно до ст.. 16 Переліку, термін зберігання таких наказів має становити п’ять років. Після спливу зазначеного періоду накази цього виду можна виділити до знищення, а отже, хоча б трошки, але вивільнити місце для зберігання інших документів.

НАКАЗИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ

     Перелік виділяє дві групи наказів:

-         тривалого строку зберігання – мають зберігатися 75 років;

-         тимчасово строку зберігання – для таких наказів строк зберігання становить 5 років.

До наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання належать накази:

-         прийняття на роботу;

-         переведення на іншу посаду;

-         запровадження або скасування суміщення професій (посад);

-         звільнення;

-         підвищення кваліфікації;

-         присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);

-         зміни біографічних даних ( зв’язку з укладенням чи розірванням шлюбу, зміни прізвища, власного імені);

-         заохочення (нагородження, преміювання).

     Також до цієї групи віднесено усі накази з питань оплати праці, у т. ч. надбавок, доплат, надання матеріальної допомоги.

     В компаніях, які не створюють документи НАФ (а це майже всі комерційні організації), до кадрових наказів тривалого терміну зберігання відносяться і накази щодо затвердження чи зміни штатного розпису.

    До цієї ж групи належать і деякі накази з питань надання відпусток по догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати, будь-яких відпусток працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.

     Більше того, довгострокові відрядження і відрядження для працівників із важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці також документуються наказами з кадрових питань тривалого терміну зберігання.

    До наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання належать накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; накази про накладання дисциплінарних стягнень; накази про надання щорічної основної та додаткової відпусток, відпусток у зв’язку з навчанням, відпустки працівників, які мають дітей (ст..19 Закону України «Про відпустки»).

РОБОТА З НАКАЗАМИ

     Оригінали виданих та підписах керівником організації наказів формують у справи в межах календарного року за встановленими Переліком видами. На 2013 рік у будь-якій організації має бути передбачено чотири справи з наказами.

     Накази реєструються в окремих реєстраційних формах. Отже, на 2013 рік в організації мають бути наявні не лише чотири справи з наказами, а й чотири журнали реєстрації:

-         Журнал реєстрації наказів з основної діяльності;

-         Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань;

-         Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання;

-         Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання.

     Журнал реєстрації наказів є інформаційно-довідковим інструментом для роботи з наказами. Кожен журнал зберігається стільки ж років, що і відповідна справа з наказами.

     Наприкінці року у кожному журналі слід зробити підсумковий запис, вказавши кількість зареєстрованих документів, крайні дати, крайні номери (якщо будуть виявлені помилки у реєстрації, їх слід зазначити із короткими поясненнями, наприклад «Наказ № 101 не видавався, номер пропущено через технічну помилку»). Якщо у журналі залишиться достатньо місця для реєстрації наказів у наступному році, продовжувати реєстрацію у тому ж журналі правилами діловодства не заборонено. При цьому важливо пам’ятати, що нумерація наказів у новому році слід починати з № 1.

Начальник районного

управління юстиції                                                                       О. О. Бенедисюк

04.11.2013

Переглядів 515